Çalışanın fikirleri nasıl bir fikirsel mayına dönüştürülür?

Posted by Haydar Koçak on 13/09/2010

Haydar KOÇAK
 

Her calışanın kafasında işletmeyi kurtaracak yada kendi işe ile ilgili sihirli çözümleri vardır.

Bir dostumu ziyaret ettiğimde büyük ölçekli bir firmada üst düzey yöneticilerin katıldığı vizyon tarama çalıştayında bazı kişilerin mevkilerinden beklenmeyen görüşleri (kendi ifadesi ile demode) fikirleri nasıl dile getirdiğini gözlemiş ve şaşırdığını paylaşmıştı.

Bu tür fikirlere ” mayın haline dönüşmüş zamanında taze olan  fikirler” dedim. Güldük.

Hepimizin belirli konular hakkında fikir geliştirebiliriz yada sezgi yolu ile anlık aydınlanmalar yaşayabiliriz. Sonuçta beynimizi bir yanı şu anı değerlendirirken diğer yarı geçmiş verilerle gelecek için projeksiyon  yada çeşitli olası senaryoları rüya yada esinlenmelerle bizlere sunmaktadır.

Çalışanın bu fikirleri paylaşmasında işletmenin yaratmış olduğu atmosfer önemli rol oynamaktadır. Eğer işletme doğru atmosferi oluşturamazsa, bu üst düzey yönetici de olsa beyninin bir kenarında açıklanacağı güne kadar saklanır. Bu saklama o çalışanın o alanda yapılacak iyileştirmeler konusunda direnç noktası oluşumuna hatta durdurulmasına neden olabilir. Bu durumlara ben ” Fikir Mayınları” adını veriyorum.

Fikir mayınlarının oluşumunda elbetteki işletmenin yaklaşımın ve oluşturduğu atmosfer önemlidir. Eğer işletme:

  1. Rekabeti ve verimliliği arttıracağım kaygısı ile bireysel performans yönetimine öncelik veriyorsa,
  2. Ekip bazında kararlar yerine bire-bir görüşme süreci ile karar alımı yada raporlama sadece belli noktalara odaklanmışsa ve sadece bu kanallar işletiliyorsa
  3. Getirilen öneriler için sağlıklı “feedback sistemi” oluşturulmamış ve bu sistemin kriterlerinde seffaflık sağlanmamışsa
  4. Fikirlerin toplandığı, değerlendirildiği ve önceliklendirildiği bilinen ve kabul edilen açık bir metodoloji yada araç kullanılmıyorsa
  5. Bana göre en önemlililerinden biri olan “Müşteri ne istiyor ve ben bunun için hangi değeri üretiyorum” cevabını her bir çalışan kavramamışsa

çevrenizde birlikte yemek yediğiniz, sohbet ettiğiniz ve belki en güvendiğiniz kişi bir “fikir mayınına” dönüşmüş olabilir. Bilirsiniz mayınlar sadece üzerine bastığınızda patlar.

Projelerimden birinde hem çalışan profili,  hem de sistemlere yaklaşımı bakımından,  ek olarak sektör anlamında da proje daha başlamadan algısal anlamda risk taşımaktaydı. Ortada bariz sorunlar var ama o sorunlar  yaşaya yaşaya sektörün doğasında var diye kabul edilip “Normalleştirilmişti”. Doğal olarak çalışan profili sistemlere inanmayan, sadece telefon ile yada “aman abiciğim” deyip çatışmaları yöneten bir profil ile karşı karşıyaydık.

Bu profile yerine başka işleyen başka çözüm geliştirilmediği sürece itirazım elbette olmaz. Risk bu proje ile gelecek ortak faydaya onları inandırma ve bu sistemin oluşturulmasında katılımlarını sağlamaktı.

Bu zor atmosferde QFD metodolijisini bir çözüm aracı olarak kullanmıştım.

Uyguladığımız metodolijide şu adımları uyguladık:

  • Çalışanlardan daha mevcut sorunları ve ihtiyaçları kendi bakışlarından listelemelerini istedik.
  • Liste ortaya çıkınca liste içinde kapsam içinde olanlarla olmayanları ayırdık.
  • Steering  Comitee den bu maddelerden bir “short list” hazırlamalarını istedik.
  • Sort List için çözüm olanaklarını uzman ve danışmanlarla belirledik
  • QFD formlarını hazırlıyarak çalışanlara ihtiyaç ve hedefleri çözüm olanakları ile ilişkilendirmelerini istedik
  • Çözüm olanakları ile ihtiyaçları ABC analizi ile fazlandırdık.
  • Bunuda herkesle paylaştık.

Uzun zahmetli bir başlangıçtı ama proje hedeflenen zaman içinde ve beklenenin üzerinde bir başarı ile tamamlanmıştı.

Kızılderili Ateşi

Başarının arkasındaki en önemli faktör fikirlerin mayına dönüşmeden bir oylama içinde olması, yada kendilerini anlatma fırsatını verilmiş olması ardında da yine içinde kendisinin de olduğu önceliklendirme süreci proje içindeki olası dirençleri azaltmıştı. Fikirlerini ifade ettikleri projeye sahiplenme üst düzeyde olmuştu.

Bir kızıldereli atasözünde ” yanan ateşde alevlerin boyu aynıdır, odunların biçimine yada şekline göre değişmez” der ve beni çok etkilemiştir. Ortada bir çıktı varsa her bir çalışanın o alev boyuna bir katkısı vardır. Tek tek odunları tartacağımıza alevlere bakmamız çok önemlidir.